martes, 28 de abril de 2015

Los 9 consejos para enviar emails correctamente

Dos ejecutivos de Google aconsejan sobre los puntos a tener en cuenta para maximizar la eficiencia en el uso de una de las primeras herramientas tecnológicas que seguimos utilizando.




Por 

Traducción por Claudio Pairoba

1. Responda rápidamente
Hay gente en quienes podemos confiar para responder rápido y están aquellos que no. Esfuércese por ser uno de los primeros. Algunos de las mejores, y más atareadas, personas que conocemos se ocupan rápidamente de sus emails, no solo con nosotros o con unos pocos remitentes, si no con todos.

Responder establece un ciclo de feedback positivo en la comunicación en el cual su equipo y colegas van a estar más predispuestos a incluirlo en discusiones y decisiones importantes. Responderle a todos refuerza la cultura meritocrática y pareja que Ud. está tratando de establecer. Estas respuestas pueden ser muy cortas, “recibido” es una de nuestras favoritas. Y cuando Ud. se siente confiado en su habilidad para responder rápido, le puede decir exactamente a la gente lo que una falta de respuesta quiere decir. En nuestro caso por lo general es “recibido y proceda”. La cual es mejor que lo que una falta de respuesta significa para la mayoría de la gente: "Estoy tapado de cosas y no sé cuándo o si voy a llegar a tu nota, así que si necesitás mi opinión vas a tener que esperar en el limbo un poco más. Además no me caés bien".

2. Cuando uno escribe un email, cada palabra importa y la prosa inútil no. Sea tajante en su entrega.
Si describe un problema, defínalo con claridad. Hacer bien esto requiere más tiempo, no menos. Ud. tiene que escribir un borrador después repasarlo y eliminar cualquier palabra que no sea necesaria. Piense en la respuesta del fallecido novelista Elmore Leonard cuando le preguntaron por su éxito como escritor: “Dejo fuera las partes que la gente saltea”, La mayoría de los emails está lleno de cosas que la gente puede saltear.

3. Limpie su casilla de entrada permanentemente.
¿Cuánto tiempo pasa Ud. mirando a su casilla de mensajes, tratando de decidir cuál será el próximo email que contestará? ¿Cuánto tiempo dedica a abrir y leer emails que ya leyó? El tiempo que Ud. pasa pensando cuáles son los mensajes de su casilla de los cuales debería ocuparse es una pérdida de tiempo. Lo mismo pasa con el tiempo que Ud. dedica a releer un mensaje que ya leyó (y sobre el cual no tomó ninguna decisión).

Cuando Ud. abre un nuevo mensaje, tiene pocas opciones.
- Leer lo suficiente del mismo para darse cuenta de que no necesita leerlo
- Leerlo y actuar inmediatamente
- Leerlo y actuar después
- Leerlo más tarde (vale la pena leerlo pero no es urgente y es demasiado largo para leerlo ahora).

Elija de entre estas opciones en ese mismo momento, con una marcada tendencia hacia las dos primeras posibilidades. Si lee la nota y sabe lo que hay que hacer, hágalo ya. Si no, va estar condenado a releerlo, lo cual es una pérdida de tiempo absoluta.

Si Ud. hace esto de manera correcta, entonces su casilla de mensajes se transforma en una “lista de cosas para hacer” solo de los temas complejos, cosas que requieren de una dedicación mayor (etiquételos como “hacer algo” o en Gmail márquelos con una estrella”), con unos pocos mensajes “para leer” de los cuales puede ocuparse más tarde.

Para asegurarse de que el amontonamiento no se trasfiera desde su casilla de entrada a su carpeta “hacer algo”, Ud. tiene que limpiar este último todos los días. Esta es una buena actividad para la noche. Tener cero mensajes es el objetivo, pero cualquier número inferior a 5 es razonable. Si no, perderá tiempo después tratando de entender a qué tiene que dedicarle tiempo de una larga lista de cosas.

4. Maneje sus mensajes en orden “último primero”. A veces de  las cosas más viejas se encarga otra persona.

5. Recuerde, Ud. es un direccionador.
Cuando Ud. recibe una nota con información útil, considere quién más podría encontrarla útil. Al final del día, haga un repaso mental sobre los mensajes que recibió y pregúntese “¿qué debería haber reenviado y no lo hice?”.

6. Cuando use la opción “copia oculta” , pregúntese por qué.
La respuesta es casi siempre que Ud. está tratando de ocultar algo, lo cual es contraproducente y potencialmente vil en una cultura de transparencia. Cuando esa sea su respuesta, copie a la persona de manera abierta o no la copie para nada. La única situación en que recomendamos usar la copia oculta es cuando se quita a alguien de una cadena de emails. Cuando Ud. “contesta a todos” en una larga lista de emails, mueva aquellas direcciones que ya no son relevantes al grupo de “copia oculta”, y especifique en el texto que está haciendo esto. Los destinatarios estarán aliviados de no tener que ver otra nota irrelevante atiborrando su casilla de entrada.

7. No grite.
Si necesita gritar, hágalo en persona. Es demasiado fácil como para hacerlo electrónicamente.

8. Haga más fácil el monitoreo de los pedidos.
Cuando le envíe una nota a alguien con una acción que Ud. quiere monitorear, cópiese a Ud. mismo y luego etiquete la nota como “monitorear”. Hace que sea más fácil de encontrar y monitorear aquellas cosas que no se hicieron, solo reenvíe la nota original con una nueva introducción preguntando “¿esto está hecho?”

9. Ayúdese a Ud. mismo a buscar cosas en el futuro. Si recibe algo que cree va a querer recordar más tarde, reenvíeselo a Ud. mismo con algunas palabras clave que describan su contenido.
Pregúntese, “¿cómo voy a buscar esto más adelante?”, Después, cuando lo busque, seguramente usará esas mismas palabras para encontrarlo. Esto no es solo práctico para los emails, si no también para documentos importantes. Jonathan escanea los pasaportes familiares, licencias y tarjetas del seguro de salud, y se las envía a él mismo junto con algunas palabras descriptivas. Si algunas de estas cosas se pierde durante un viaje, las copias pueden encontrarse fácilmente con cualquier buscador.


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